Optimización de costos en HubSpot mediante depuración estratégica
- Cliente: OTIC
- Servicio: Influencers
El desafío: reducir costos en HubSpot sin afectar la operación comercial
OTIC enfrentaba un crecimiento sostenido en el número de contactos de marketing dentro de HubSpot. Aunque el volumen no superaba aún el límite crítico, estaba acercándose al umbral de 7.000 contactos que implicaría pasar al siguiente tier de facturación. Este cambio no podría revertirse hasta la próxima negociación con HubSpot, lo que dependiendo del contrato podría significar un sobrecosto durante 2, 3 o incluso 5 años.
Además del riesgo financiero, la base presentaba rebotes y contactos poco relevantes, lo que afectaba la salud del envío y la reputación del dominio. El objetivo fue claro: reducir el número de contactos de marketing eliminando registros sin utilidad estratégica, sin comprometer la operación ni las oportunidades comerciales activas.
La solución: depuración estratégica basada en calidad de contacto
Desde FORMA se implementó un proceso integral de limpieza y optimización de la base, con foco en criterios de calidad y relevancia.
Las acciones clave incluyeron:
- Creación de múltiples listas segmentadas para identificar contactos con rebotes, sin interacción o sin aperturas de correos.
- Exclusión de registros correspondientes a competencia o personas naturales no relevantes para la estrategia.
- Reutilización y optimización de listas previamente creadas para control de rebotes, adaptándolas como herramienta permanente de depuración.
- Priorización de contactos activos para mantener workflows, envíos y reportabilidad sin interrupciones.
- Aplicación de criterios de exclusión más precisos para reducir volumen sin afectar oportunidades comerciales.
Cada depuración no solo tuvo un impacto financiero, sino que también se convirtió en un ciclo de mejora continua para la salud del dominio y la efectividad de los envíos.
Resultados: -21% en contactos y mejora en entregabilidad
La implementación permitió reducir significativamente el volumen de contactos de marketing activos en HubSpot.
- Reducción aproximada de 950 contactos, pasando de 4.463 a 3.512 registros activos.
- Disminución cercana al 21% del total de contactos de marketing.
- Reducción superior al 80% en rebotes duros, comparando meses críticos con el periodo posterior a la depuración.
- Mejora en la reputación del dominio y mayor probabilidad de llegada a bandeja principal.
La reducción no solo evitó el salto de tier de facturación, sino que abrió espacio operativo para rotar contactos estratégicamente y ampliar el alcance hacia nuevos públicos sin incrementar costos.
El impacto: eficiencia financiera y sostenibilidad del CRM
La depuración estratégica permitió a OTIC operar con una base optimizada, financieramente eficiente y alineada a sus objetivos comerciales. Al eliminar contactos irrelevantes y mejorar la salud de envío, la organización fortaleció la efectividad de sus campañas y redujo riesgos de penalización por spam.
Este proyecto demuestra que la gestión inteligente del CRM no se trata solo de crecer en volumen, sino de mantener calidad, eficiencia y sostenibilidad. Una base saludable no solo reduce costos, sino que mejora la capacidad de impacto real de cada campaña.
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